Tietosuojaselosteet

Tämä on Optifluence Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Päivitetty 6.6.2018.

Rekisterin nimi

Optifluence Oy:n asiakasrekisteri ja markkinointirekisteri.

Rekisterin pitäjä

• Yritys: Optifluence Oy
• Osoite: Ullanmäentie 10a A1, 02700, Kauniainen
• Sähköposti: petro.poutanen@optifluence.com
• Puhelin: 040 767 1631

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

• Nimi: Petro Poutanen

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla: 1) sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, 2) henkilön suostumus ja 3) rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja uusien asiakkuuksien luominen esimerkiksi asiakasviestinnän ja suoramarkkinoinnin keinoin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio sekä yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), asiakkuuden hoitamiseen liittyviä tietoja, ja tietoja käydyistä myyntineuvotteluista.

Tietoja säilytetään asiakkuuden ajan. Tietoja säilytetään markkinointitarkoituksiin korkeintaan viiden (5) vuoden ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, julkisilta www-sivuilta, sopimuksista, asiakastapaamisista tai muista tilanteista osana päivittäistä liiketoimintaa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta palveluntarjoajien ja alihankkijoiden käsiteltäväksi. Käyttämiämme palveluntarjoajia ovat tällä hetkellä Google, Pipedrive ja Maventa. Jotkin palveluntarjoajat saattavat säilyttää tietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Olemme varmistaneet parhaamme mukaan, että kaikki tietoja käsittelevät tahot noudattavat tietosuojalainsäädäntöä ja/tai ovat sitoutuneet eurooppalaisten tietojen turvalliseen käsittelyyn (esim. https://www.privacyshield.gov/list).

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tämä on Optifluence Oy:n henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Optifluence Oy:n tarjoamia sosiaalisen median tutkimuspalveluita varten. Laadittu 24.05.2018. Päivitetty 4.10.2018.

Rekisterin nimi

Optifluence Oy:n sosiaalisen median tutkimuspalveluiden henkilörekisteri.

Rekisterin pitäjä

• Yritys: Optifluence Oy
• Osoite: Ullanmäentie 10a A1, 02700, Kauniainen
• Sähköposti: petro.poutanen@optifluence.com
• Puhelin: 040 767 1631

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

• Nimi: Petro Poutanen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteri syntyy Internetistä kerättävistä julkisista tiedoista. Tietojen laillisuus perustuu siihen, että kerättävät tiedot saadaan sosiaalisen median palveluista, joiden käyttäjät ovat hyväksyneet tietojensa keräämisen, julkisen esittämisen ja luovuttamisen rajallisesti kolmansien osapuolten käyttöön kyseisten verkkopalvelujen käyttöehdot hyväksyessään. Optifluence kerää rekisteriin tietoja kyseisten verkkopalvelujen käyttöehtojen puitteissa.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu täyttämään henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen informointivelvollisuus niissä tapauksissa, kun käsitellään luonnollisten tunnistettujen tai tunnistettavissa olevien henkilöiden henkilötietoja. Koska tietojen keruu luonnollisista henkilöistä tapahtuu välillisesti muiden verkkopalvelujen välittämistä tiedoista ei kaikissa tapauksissa voida varmentaa, onko kyse tietyistä luonnollisista henkilöistä. Tällöin on kyseenalaista, miltä osin kyse on henkilörekisteristä.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu henkilötietolain 4. luvun mukaisesti ilman henkilöiden nimenomaista lupaa erityisiä tarkoituksia varten, joita ovat tehtävien analyysipalveluiden toimeksiannoista riippuen tutkimus, tilasto, viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävät, henkilömatrikkeli, sukututkimus ja/tai suoramarkkinointi ja muut osoitteelliset lähetykset (HetiL 14-19 §).

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste analyysipalveluiden yhteydessä tehtävälle henkilötietojen käsittelylle on ensisijaisesti sosiaalisen median palvelujen käyttäjien sopimukset kyseisten palvelujen kanssa, joista analysoitavat henkilötiedot saadaan. Analysoitaviin tietoihin liittyvät henkilöt ovat hyväksyneet kyseessä olevien sosiaalisen median palveluiden käyttöehdot ja analysoitavien tietojen saanti perustuu edelleen kyseisten sosiaalisen median palveluiden ohjelmistorajapintoihin liittyville käyttö- ja muille ehdoille. Toissijaisesti oikeusperuste analyysipalveluissa tehtävälle henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (mm. elinkeinovapaus) sekä yleinen etu. Analyysipalvelut ovat luonteeltaan tilastollista analyysiä ja tutkimusta, ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan aiemmin eri tarkoituksiin kerättyjä henkilötietoja voidaan käsitellä myöhemmin mm. tutkimuksia ja tilastollisia tarkoituksia varten.

Analyysien tulosten esittämisen yhteydessä voidaan julkaista sosiaalisen median palvelujen käyttäjien nimiä ja käyttäjätunnuksia sillä perusteella ja siltä osin kuin ne ovat muutenkin julkisesti nähtävillä kyseisissä sosiaalisen median palveluissa.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään sosiaalisen median palvelujen www-sivustoilta tai niiden ohjelmistorajapinnoista julkisesti saatavilla olevia tietoja. Tietojen keruu perustuu siihen, että esimerkiksi Facebookin ja Twitterin käyttäjät ovat näihin palveluihin liittyessään hyväksyneet niiden käyttöehdot, jotka sisältävät myös tietojen luovuttamisen rajallisesti kolmansille osapuolille mm. ohjelmistorajapintojen välityksellä. Analyysipalveluissa käytetään vain niitä tietoja, jotka ovat luonteeltaan julkisia.

Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat mm. sosiaalisen median palvelujen käyttäjien ilmoittamat nimet sekä käyttäjätunnukset sekä sosiaalisen median palvelujen käytöstä syntyvät julkiset tiedot kuten profiilien tiedot, julkaisut, käyttäjien väliset seuraamissuhteet, toisten käyttäjien viestien tykkääminen ja jakaminen, käytön useus sekä tietojen tilastollisesta analyysistä syntyvät tunnusluvut.

Rekisteri ei sisällä henkilötietolain tarkoittamia arkaluontoisia henkilötietoja. Kuitenkin tieto rekisterissä olevien henkilöiden kuulumisesta poliittiseen puolueeseen voi sisältyä tallennettaviin tietoihin silloin, kun henkilö on itse tehnyt asiasta julkisen esimerkiksi olemalla ehdolla vaaleissa tai kertomalla siitä esimerkiksi julkisissa profiilitiedoissaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterillä ei ole säännönmukaisia tietolähteitä, vaan tietojen keruu tehdään tapauskohtaisesti esimerkiksi eri toimeksiantajien pyyntöjen perusteella. Tavanomaisia tietolähteitä ovat mm. Facebookin ja Twitterin www-palvelut ja niiden ohjelmistorajapinnat. Tietojen keruussa voidaan hyödyntää automaattisia ohjelmistoja.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan luovuttaa muille yrityksille ja organisaatioille kuten analyysipalveluista tilaaville tahoille. Tietoja voidaan myös julkaista siltä osin kuin rekisterissä olevat henkilöt eivät ole sitä kieltäneet.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Optifluence huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevilla henkilöillä on lainmukainen (henkilötietolaki 30 §) oikeus kieltää tietojensa käytön myynti- ja markkinointitarkoituksiin siltä osin kuin sen ei voida katsoa liittyvän kyseessä olevien sosiaalisen median palvelujen normaaliin käyttöön. Edellytyksenä tälle on, että pyynnön esittävän henkilön voidaan todentaa olevan sama kuin rekisteriin merkityn henkilön.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tämä on Optifluence Oy:n henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste Optifluence Oy:n tarjoamia kyselytutkimuspalveluita varten. Laadittu 24.05.2018. Päivitetty 4.10.2018.

Rekisterin nimi

Optifluence Oy:n sosiaalisen median tutkimuspalveluiden henkilörekisteri.

Rekisterin pitäjä

• Yritys: Optifluence Oy
• Osoite: Ullanmäentie 10a A1, 02700, Kauniainen
• Sähköposti: petro.poutanen@optifluence.com
• Puhelin: 040 767 1631

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

• Nimi: Petro Poutanen

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu Optifluencen oikeutettuun etuun (mm. elinkeinovapaus). Henkilötietojen käyttötarkoitus on asiakastyytyväisyys- ja markkinatutkimusten ja muiden selvitysten tekeminen kyselyiden tai laadullisten menetelmien avulla. Tutkimukset ovat luonteeltaan tilastollista analyysiä ja tutkimusta.

Vastatessaan kyselyyn tai haastatteluun tutkimukseen osallistuja antaa luvan kysyttyjen henkilötietojen käsittelyyn ja säilytykseen tutkimuksen tarkoituksiin. Vastaajien luovuttamat tiedot ovat luottamuksellisia, ja niitä käytetään vain tutkimustarkoituksiin. Tutkimusten tulosten esittämisen yhteydessä raportoidaan vain tilastollisia tunnuslukuja, grafiikoita, taulukoita ja muita esityksiä, joista vastaajien henkilöllisyys ei selviä. Vastaajan henkilötietoja voidaan luovuttaa tilaajalle vastaajan tutkimuksen yhteydessä antamalla suostumuksella.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään henkilötietoja tutkimukseen osallistuvilta ja palautetta antavilta henkilöiltä. Tietoja voivat olla vastaajan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tutkimusvastaukset, kuten asiakaskokemuksen mittaus, segmentointi ja profilointi. Lisäksi kerättäviä tietoja voivat olla arvontoihin liittyvät tiedot sekä tutkimustoiminnan kehittämiseen liittyvät palautteet.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterillä ei ole säännönmukaisia tietolähteitä, vaan tietojen keruu tehdään tapauskohtaisesti toimeksiantajien pyyntöjen perusteella. Rekisterin tiedot kerätään vastaajalta itseltään esimerkiksi kyselytutkimustyökalun, kirjetiedustelun tai haastatteluiden avulla. Tutkimusten yhteydessä ilmoitamme, mistä olemme saaneet yhteystiedot. Pääasiallisia yhteystietojen lähteitä ovat toimeksiantajien ylläpitämät asiakasrekisterit.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kyselytutkimusten henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).