Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Tämä on Optifluence Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.05.2018. Päivitetty 6.6.2018.

Rekisterin nimi

Optifluence Oy:n asiakasrekisteri ja markkinointirekisteri.

Rekisterin pitäjä

  • Yritys: Optifluence Oy
  • Osoite: Lumivaarantie 11 B, 02140 Espoo
  • Sähköposti: petro.poutanen@optifluence.com
  • Puhelin: 040 767 1631

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

  • Nimi: Petro Poutanen, toimitusjohtaja

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla: 1) sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena, 2) henkilön suostumus ja 3) rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito ja uusien asiakkuuksien luominen esimerkiksi asiakasviestinnän ja suoramarkkinoinnin keinoin.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio sekä yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), asiakkuuden hoitamiseen liittyviä tietoja, ja tietoja käydyistä myyntineuvotteluista.

Tietoja säilytetään asiakkuuden ajan. Tietoja säilytetään markkinointitarkoituksiin korkeintaan viiden (5) vuoden ajan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, julkisilta www-sivuilta, sopimuksista, asiakastapaamisista tai muista tilanteista osana päivittäistä liiketoimintaa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta palveluntarjoajien ja alihankkijoiden käsiteltäväksi. Käyttämiämme palveluntarjoajia ovat tällä hetkellä Google, Pipedrive ja Maventa. Jotkin palveluntarjoajat saattavat säilyttää tietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Olemme varmistaneet parhaamme mukaan, että kaikki tietoja käsittelevät tahot noudattavat tietosuojalainsäädäntöä ja/tai ovat sitoutuneet eurooppalaisten tietojen turvalliseen käsittelyyn (esim. https://www.privacyshield.gov/list).

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Kirjoita hakusi ja paina Enter.